Seguro que has escuchado más de una vez que quién mucho abarca poco aprieta, pues en relación con ello hoy te traemos una técnica de lo más efectiva para priorizar tareas y organizar esas mil tareas de la mejor forma posible.
Hablamos de la matriz de Eisenhower, un método de gestión del tiempo que te ayudará a tener todas las tareas presentes pero organizadas por preferencias. ¿No te suena? Pues hoy vas a aprender con nosotros, como especialistas en coaching empresarial, a usar la matriz de Eisenhower para la planificar todas esas tareas que forman una gran maraña en tu cabeza.
Historia de la Caja Eisenhower, ¿quién la inventó?
Esta caja hace referencia a un expresidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower. Éste militar tras la Segunda Guerra Mundial, en la que combatió, estableció un sistema para la gestión de tareas que con total seguridad aplicó en su mayor batalla «El desembarco de Normandía» del ejército norteamericano.
Aquí, Eisenhower entendió que había tareas que tendrían que realizarse de forma inminente y otras de debían ser eliminadas porque entendía como no vitales. De ésta manera, nació la idea de la Caja de Eisenhower, matriz que utilizó en toda organización, como también en su mandato como presidente. El establecimiento de prioridades para Dwight, era esencial para optimizar el tiempo y los recursos disponibles de una forma eficaz.
¿Para que sirve la matriz de Eisenhower?
Esta matriz de administración del tiempo, también conocida como caja de Eisenhower es una forma fácil de saber cómo priorizar las tareas de manera que las más importantes no se confundan con aquellas repentinas o urgentes.
Esta matriz está organizada en cuatro cuadrantes, para saber cómo usar la matriz de Eisenhower para planificar tareas, empieza por conocer su estructura, consta de 4 ejes los cuales corresponden a lo importante y a lo urgente. Estos cuadrantes contienen una serie de valores que van desde 1 al 4 según prioridad.
Dicha cuadrícula quedaría dividida de la siguiente forma:
- Tareas “importantes” y “urgentes”: aquí se encuentran las tareas con prioridad 1 y por lo tanto sobre las que tienes que enfocar tu tiempo y atención para realizarlas.
- Tareas “importantes” pero no “urgentes”: en este caso hablamos de tareas a más largo plazo y tareas que son importantes para tu desarrollo pero que no tiene una fecha de finalización concreta.
- Tareas “no importantes” pero “urgentes”: aquí encontramos las tareas que puedes programar para después o incluso delegar. ¡Ojo! Siempre y cuando hayas finalizado las del primer cuadrante.
- Tareas “no importantes” y “no urgentes”: por último en el cuarto cuadrante colocaremos las tareas que deberías casi que olvidar o eliminar.
¿Porqué nos resulta tan difícil tomar decisiones?
La capacidad que tengamos de tomar decisiones será clave para marcar los pasos de nuestro desarrollo tanto personal como profesional.
La investigaciones muestran que la toma de decisiones está muy ligada a las emociones, ya que en nuestro cerebro la parte que se encarga de la racionalidad y la toma de decisiones es procesada por la amígdala, misma zona donde se trabajan las emociones.
Es decir, la toma de decisiones está ligada a la regulación del estado de ánimo, así que tomar un sistema como es la matriz de Eisenhower para planificar tareas es una buena idea para evaluar tus tareas a la vez que se reduce la carga emocional ligada a ello.
Con el uso de esta matriz está demostrado que tu cerebro empezará a hacer conexiones y rápidamente te acostumbrarás a identificar cómo priorizar tus tareas según nivel de importancia.
Automatiza la matriz de Eisenhower para tomar decisiones correctamente
La ansiedad provocada por tener muchas tareas y no saber ordenarlas muchas veces viene provocada por no poder tenerlas plasmadas en un mismo lugar. Para ello existen planificadores de tareas online que te harán tener una visión mucho más clara sobre todo lo que hay para abordar.
Ya de por sí, la matriz de Eisenhower es una estructura visual que se puede utilizar en paralelo con otras herramientas de productividad para mantenerlo todo organizado.
En Karismatia, nuestro consejo es que te tomes el tiempo necesario en analizar tus tareas y metas y clasificarlas bien, siendo realista con los plazos. Tras ello, todo irá mucho más fluido y acabarás siendo un experto en priorizar y delegar tareas. Cuanto más automatices la matriz de Eisenhower mucho mejor.
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Laura Bueno es coach experta en coaching personal y de equipos. Posee certificados como Practitioner con la metodología PROSCI & ADKAR, además de ser facilitadora de Lego® Serious Play® para conseguir una mejor comunicación y gestión del cambio. Cree profundamente en la fuerza del trabajo en equipo, tanto de grandes como de pequeñas organizaciones. Su objetivo es ayudar a personas y equipos a desarrollarse y lograr la vida que deseas.