Quiero comenzar hablando claro, si hay algo constante en tu vida, ya sea personal o profesional es el cambio, y te guste o no, es necesario que aprendas a gestionarlo. Piensa la cantidad de cosas que necesitas hacer cada día para que todo permanezca igual, eso es cambio y sin embargo, muchas veces lo llamamos rutina.
No nos ha dejado planificar, es el ejemplo más claro de necesidad de cambio y adaptación urgente, por una circunstancia externa a nosotros, la pandemia llegó de la noche a la mañana y las empresas necesitaban adaptarse a ello de forma isofacta.
Han pasado dos meses desde el inicio del estado de alarma y aun hay empresas que se están pensando el comienzo a la digitalización y el trabajo en remoto. El Covid ha venido para quedarse y necesitamos aprender a vivir con ello, porque sí, al igual que hubo un antes y un después de la crisis NINJA de 2008 que bautizaba Leopoldo Abadía, habrá un antes y un después de la pandemia de 2020 y las empresas han de apartarse al nuevo paradigma.
Existen un par de palabras que puedes escuchar cada vez con más asiduidad, y son reinventarse y digitalización, son un par de palabras que también han venido para quedarse. Y parece evidente que todas las personas y empresas son conscientes que el cambio es un factor clave, sin embargo, esa consciencia no hace que sea más fácil. Y el miedo a lo desconocido, a la incertidumbre se instaura para bloquear esa adaptación al cambio.
Tanto en tu empresa como en tu vida, el liderazgo para la gestión del cambio implica una visión amplia de la realidad para poder considerar cada elemento en el que impacta el cambio.
Esto suena a tarea titánica, pero acercando el cambio a la zona de control de cada persona es donde podemos comenzar por gestionar los elementos, de forma que sea cómodo y aumente la sensación de control sobre el cambio que está teniendo lugar.
Gestionar el cambio cuando la información que se recibe varia diariamente influye a las empresas en la falta de tiempo para la toma de decisiones lo que provoca que dichas decisiones se revalúen y corrijan diariamente. El enfoque tradicional en la planificación en momentos de crisis es deficiente, pues este es un momento de adopción y de cambio tanto para las personas como en las organizaciones, no es cuestión de eliminar procesos y crear nuevos, es momento de adecuarlos a la nueva situación.
Un líder de gestión del cambio ha de conocer las principales herramientas:
- Creación del sentido de urgencia ¿Por qué es necesario realizar el cambio?
- ¿Quiénes lideran el cambio?
- Definir la visión de manera clara, para que se puedan detectar desviaciones
- Comunicar, comunicar, comunicar, de manera cercana y transparente para que el mensaje llegue claro y sea comprendido por todos.
Tener un líder que potencie un modelo de gestión del cambio para ayudar a las personas a adoptar y utilizar el cambio, es fundamental cuando el tiempo de reacción es corto.
Ojo, hay una gran diferencia entre dejar que cada uno de los colaboradores haga lo que considere que es apropiado en este momento y marcar una clara visión que fomente que las decisiones tomadas sirvan para cumplir con la misión de la organización.
Algunas recomendaciones para el liderazgo en procesos de cambio urgentes son:
Potenciar al cambio
El líder ha de comunicar expresa, clara y específicamente los motivos por lo que se ha de realizar el cambio, puesto que conseguir que las personas entiendan la necesidad y urgencia de cambio, facilita que adopten el cambio de manera más rápida. Lo más difícil de cambiar en una persona es la mentalidad, la resistencia al cambio se desvanece con una mentalidad de crecimiento.
Te recomiendo leer el libro de la Dra. en psicología Carol Dweck, Mindset: Una actitud para el éxito, en el que descubrirás el proceso mental para tener una mente curiosa, permeable al cambio y con capacidad de aprendizaje, y por tanto de cambio. A diferencia de aquellas otras mentes aferradas a la situación tradicional por mala que sea, y que no ven la capacidad de alcanzar una mejor situación, por tanto, no se comprometen con el cambio.
Tomar decisiones que se adapten al cambio
Al implementar una modificación técnica en la organización, sin haber tenido el tiempo para prepararla ni preparar a las personas para su uso, se ha de disponer de personas de apoyo constante durante y después de la implementación.
Lo que implica que las actividades de gestión han de ser muy sensibles a las necesidades para lograr la adopción y el uso de la nueva herramienta.
En el libro Adaptive Action: Leveraging Uncertainty in Your Organization de Glenda Eoyang aparece el concepto de acciones adaptativas, haciendo referencia a un proceso simple y repetible que permite reflexionar sobre la situación actual y decidir la siguiente acción más efectiva. Para llegar a la primera acción adaptativa se realizan y responden 3 preguntas: ¿Qué? ¿Y qué? ¿Ahora que?
Responder el qué facilita la reflexión sobre la situación actual y superar la confusión, la segunda pregunta ofrece la posibilidad de detectar fortalezas y oportunidades, se utiliza para dar sentido a las acciones que se van a tomar, la tercera pregunta ayuda a tomar acción. La idea de una acción adaptativa no es otra que la de progresar con la información de la que se dispone en ese momento, no se trata de encontrar la respuesta correcta o perfecta.
El hecho de comenzar un proceso de pensamiento con la apertura de mente para generar ideas, de las que aprender y mejorar, produce una mayor generación de ideas. Cuando se generan estas ideas es importante definir quienes van a a ponerlas en marcha y de qué manera se van a a poner en práctica.
Actividades de la gestión del cambio en tiempo de crisis
Al poner el foco en que las personas que son las que han de ejecutar el cambio y fomentar la toma de acciones flexibles, se produce un proceso de cambio poderoso y activo.
Tomando el ejemplo de los últimos meses, se ha pasado de una forma de trabajar tradicional a tener que trabajar desde casa, en estos momentos en los que comenzamos a desescalar el estado de alarma, las personas tienen un alto grado de frustración, los equipos no consiguen cumplir todos los objetivos marcados. Y como líder, eres consciente de la necesidad de apoyo que tienen tus colaboradores en esos momentos, ya que la no conciliación es un hecho, aun quedan semanas de teletrabajo, familia, y casa todo en un mismo espacio y a la vez.
Transmitir de manera clara la visión de la empresa es fundamental para poder corregir a tiempo las desviaciones.
Definir el qué
Para comenzar con cualquier proceso de cambio lo recomendable es realizar una evaluación de cambio de negocio que permita identificar los puntos de bloqueo para el cambio, lo que permite detectar dónde hay que poner atención para avanzar.
En muchas ocasiones los colaboradores tienen bloqueos pues no saben cómo realizar el cambio, esto proporciona una sensación de frustración e ineficacia en la persona, si el enfoque se realiza en la fase incorrecta del proceso de cambio. Por ello, comunicar constantemente con transparencia y cercanía, es la mejor manera para que pueda llevarse a cabo la implantación del cambio.
¿Y qué?
Una vez se obtenga toda la información sobre la situación actual, se consideran las oportunidades que existen.
Si nuestra empresa trabaja de forma tradicional, no digitalmente, el trabajo en remoto se convierte en un cambio difícil de asumir a priori.
Los colaboradores comienzan por buscar diferentes herramientas para solventar la situación y a la vez se abruman por la cantidad de información y el aprendizaje a realizar para utilizar sobre las nuevas plataformas. Aún ofreciendo la formación necesaria, las personas van contrarreloj para adaptarse a las nuevas herramientas, y no pueden asistir a las numerosas sesiones de capacitación.
¿Ahora qué?
Esta es la pregunta que nos lleva a la acción y da el pistoletazo de salida a la acción a tomar para comenzar el cambio por parte de las personas. Si las personas comienzan a adoptar el cambio el ciclo de la acción adaptativa ha comenzado y puede repetirse a lo largo del proceso de cambio, la acción adaptativa es la base de cualquier proceso agile. Te sonará otra forma de planificar conocida como plan – do – plan – do – plan – do, tomar una decisión ejecutarla, evaluarla en la nueva situación, corregirla y llevar a cabo la nueva acción, corregirla – mejorarla para la nueva situación y aplicar la nueva acción.
El principio de toda gestión es: lo que no se mide no se gestiona, y lo mismo ocurre con la gestión del cambio, cuando estamos aplicando el cambio en momentos de crisis en los que no se dispone de tiempo de reacción es necesario evaluar como evolucionar esas acciones implementadas para poder corregirlas cuanto antes, equivocarse rápido.
Retomando el caso del trabajo en remoto, se identifican grupos que necesitan un mayor apoyo para aprender el uso de las nuevas herramientas, y lo primero para proporcionar la ayuda adecuada es determinar cual es la herramienta que se va a usar, para eliminar la confusión debido al exceso de información.
Por último, proporciona una ayuda visual para las diferentes herramientas simple, corta y básica, que vaya al grano y permita el aprendizaje a tiempo. Una vez hecho esto hay que evaluar los resultados obtenidos hasta el momento, para poder ajustar las acciones en la nueva situación.
La utilización de la gestión del cambio y con el proceso de acción adaptativa permiten involucrar a las personas y desarrollar el proceso de manera más efectiva. Aunque los colaboradores no puedan decidir el qué y cuándo va a cambiar, se les hace más participes en el cómo del cambio. Conseguir hacer participes a los colaboradores de las actividades de generación de ideas está asegurando el compromiso con el proceso, recuerda las personas que conocen mejor tu empresa y saben que es lo que pueden hacer para adaptarse al cambio, son todas las personas que trabajan en la misma.
Cuando aparece una crisis se enfrentan cambios urgentes, esto nos impide tener un plan meditado con detalle y comunicarlo de manera paulatina, y hay que tomar decisiones rápidas y ágiles y ante todo ser transparente en los motivos que impulsan dichas decisiones, pues esto facilita que cuando el líder comunique nuevamente una nueva decisión, las personas que han de ejecutar el cambio se comprometan con el mismo.
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Laura Bueno es coach experta en coaching personal y de equipos. Posee certificados como Practitioner con la metodología PROSCI & ADKAR, además de ser facilitadora de Lego® Serious Play® para conseguir una mejor comunicación y gestión del cambio. Cree profundamente en la fuerza del trabajo en equipo, tanto de grandes como de pequeñas organizaciones. Su objetivo es ayudar a personas y equipos a desarrollarse y lograr la vida que deseas.